EASYGOING: KLEINE SCHRITTE, GROSSER NUTZEN

Für viele HOGAST-Mitglieder ist das EasyGoing ein kaum erklimmbarer Berg voller Zahlen und Funktionen. Oft liegt das freilich auch daran, dass man versucht, an nur einem Tag bis zur Spitze zu gelangen, statt den Gipfelsturm in Etappen einzuteilen. Oder im Klartext: Man sollte erst mal nur wenige Routinearbeiten in das elektronische Bestell- und Kontrollsystem auslagern, hier den Nutzen testen und gegebenenfalls auf dieser Basis aufbauen. Außerdem, so Roland Stedile, IT-Leiter bei der HOGAST: Genauso wie es im Hotel oder Restaurant eine Arbeitsteilung gibt, sollte es diese auch im EasyGoing geben!

Stedile ist klar: „Nicht jede Möglichkeit, die unser System bietet, ist für jeden Mitarbeiter relevant.“ Umso wichtiger ist allerdings, dass alle Bereichsverantwortlichen Zugang zum EasyGoing haben, um es in ihrem Sinn nützen zu können. Der Experte macht das an vier Beispielen fest.

1. BESTELLUNG

In diesen Bereich fällt alles von der Produktauswahl über die Organisation von Bestelllisten und die Verwendung des HOGAST-Handscanners bis zum Preisvergleich. Ein sehr großer Bereich, zugegeben, der in den meisten Betrieben das „Hoheitsgebiet“ von Küchenchef bzw. F&B-Manager sein dürfte.

Schon hier gilt laut Roland Stedile: „Fang im Kleinen an! Greif dir einen Artikel heraus, der dir wichtig ist, und probiere Handscanner und Preisvergleich aus. Wenn du feststellst, dass du dadurch Zeit sparst, gut so. Damit ist die Motivation da, das Gleiche bei einem zweiten und dritten Artikel zu machen und letztlich den ganzen Lagerbestand auf die elektronische Organisation umzustellen.“ Im Endeffekt weiß der Mitarbeiter stets genau, was er kaufen muss und wo es am billigsten erhältlich ist.

2. AUSWERTUNG

Ab hier geht’s um nackte Zahlen – und damit nicht mehr, wie bei der Bestellung, um Zeitgewinn, sondern um ganz konkrete monetäre Einsparungen. Damit sind die Buchhaltung und auch die Geschäftsführung gefragt.

Wie aber will man den Sinn der Auswertung via EasyGoing austesten? „Ganz einfach, indem man beispielsweise nur mit Fleisch beginnt, sich hier die Umsatzentwicklung ansieht und welche Lieferanten daran beteiligt sind“, erklärt Roland Stedile. Wenn es im Vergleich zur Vorperiode größere Abweichungen gibt, kann man ins Detail gehen und die verantwortlichen Warengruppen, Subwarengruppen und sogar einzelne Artikel identifizieren. Oder kurz gesagt, so Roland Stedile: „Man kann nachvollziehen, wie es zu den Umsatzschwankungen gekommen ist, und sich auf der Basis überlegen, was man dagegen tun kann.“

3. EINKAUFSCONTROLLING

Auch hier ist der Buchhalter bzw. in größeren Betrieben der Controller betroffen. Und auch hier gilt: „Kleiner Hebel, große Wirkung!“ Denn das im EasyGoing ermöglichte Einkaufscontrolling ist keinesfalls bei jedem Artikel sinnvoll, sondern empfiehlt sich vor allem für die umsatzstärksten Produkte pro Lieferanten.

„Diese ‚Burner‘ kann man erkennen und beackern, also: Rein in den Preisvergleich, auf einen Lieferanten bündeln und dort noch Sonderpreise ausverhandeln“, erklärt Roland Stedile.

4. SPEISENKALKULATION

Die neueste EasyGoing-Grundfunktion betrifft eigentlich den gesamten Betrieb vom Küchenchef über den Controller bis hin zum Hotelier bzw. Restaurantbetreiber selbst. Denn hier geht es letztlich um den Vergleich von Aufwand für die Herstellung einer Speise (dabei hilft auch das Rezepturmodul), Verkaufspreis und Verkaufsmenge, kurz gesagt also darum, was letztendlich in der Kassa bleibt.

Die Aufwandsreduktion passiert ganz einfach durch Schwerpunktsetzung, die HOGAST-Experte Roland Stedile wärmstens empfiehlt: „Bei einem Kalbsschnitzel haben Preisänderungen beim Kalbfleisch wesentlich größere Auswirkungen als Preisänderungen bei den Semmelbröseln“, sagt Roland Stedile. „Das bedeutet, dass man beim Kalbfleisch – und nur da – eine Verknüpfung mit dem Lieferanten-Artikel herstellen sollte, damit sich die Preisveränderungen hier unmittelbar in der Speisenkalkulation widerspiegeln.“

Zusammengefasst: Das EasyGoing verursacht vor allem anfangs etwas Aufwand, ist aber so ausgerichtet, dass der Nutzen diesen Aufwand bei Weitem übersteigt. Das wiederum können Sie für sich und Ihren Betrieb anhand von Beispielen bzw. Teilaspekten austesten. Es lohnt sich jedenfalls, denn optimierter Einkauf bedeutet Zeit- und Geldersparnis. Und vereinfachte Kontrollabläufe sorgen für weniger Überstunden und damit für einen weiteren Einsparungseffekt bei den Personalkosten. Eine Rechnung, die aufgeht …

WEITERE INFORMATIONEN:

http://tinyurl.com/EasyGoing-Auswertungen

Für alle Fragen zum EasyGoing stehen Ihnen außerdem Ihr Einkaufsberater sowie Ihr EasyGoing-Helpdesk (06246 8963 440 oder easygoing@hogast.at) gerne zur Verfügung.

Titelbild: iStock/bluforce

31. Mai 2017