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Rechnungskontrolle: 4 Fragen, 4 Antworten

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IMMER WIEDER HÖRT MAN VON DER HOGAST-RECHNUNGSKONTROLLE. ABER WAS GENAU STECKT DAHINTER? FUNKTIONIERT DAS ALLES MITTLERWEILE ELEKTRONISCH ODER WIRD DIESE ARBEIT NACH WIE VOR VON MENSCHEN ERLEDIGT? UND WELCHE RECHNUNGEN WERDEN ÜBERHAUPT KONTROLLIERT? FRAGEN ÜBER FRAGEN, DIE DER PLUS.PUNKT AN DEN IT-BEREICHSLEITER DER HOGAST, ROLAND STEDILE, WEITERGEGEBEN HAT. ER HAT UNS INTERESSANTE ANTWORTEN GELIEFERT.

WAS IST DIE HOGAST-RECHNUNGSKONTROLLE?

Die Rechnungskontrolle gehört zu den wesentlichen Dienstleistungen für HOGAST-Mitglieder. Es wird sichergestellt, dass die Lieferpartner entsprechend der vereinbarten Konditionen abrechnen. Ist das nicht der Fall, wird also zu viel verrechnet, fordert die HOGAST den Differenzbetrag ein. Rechnungsfehler, von denen das Mitglied profitiert, werden nicht beanstandet.

Die Rechnungskontrolle erfolgt bei jeder Art von Bestellung, egal ob im EasyGoing, per Telefon oder Fax. Einzige Voraussetzung ist die Abrechnung über die HOGAST. Trotzdem ist die Bestellung via EasyGoing der von der HOGAST empfohlene Weg.

WIE FUNKTIONIERT DIE HOGAST-RECHNUNGSKONTROLLE?

Hier muss man zwischen elektronischen und Papierrechnungen unterscheiden. Papierrechnungen werden nur noch von wenigen Lieferpartnern übermittelt und händisch geprüft. Alle elektronischen Rechnungen durchlaufen das Warenwirtschaftssystem der HOGAST. Dieses System ist auf den Bestpreis ausgelegt – wenn ein Lieferpartner also einen Sonderpreis verrechnet, es
zum Zeitpunkt der Bestellung aber einen niedrigeren Aktionspreis gab, wird automatisch der Bestpreis herangezogen.

Die Mitarbeiter der jeweils zuständigen Fachabteilung gehen jeder Fehlermeldung nach. Es wird beim Lieferpartner urgiert, bis der Rechnungsfehler mittels einer Gutschrift behoben ist.

WELCHE VORAUSSETZUNGEN MÜSSEN FÜR DIE HOGAST-RECHNUNGSKONTROLLE GEGEBEN SEIN?

Wie jedes computergestützte System kann auch die HOGAST-Rechnungskontrolle nur mit Informationen arbeiten, die vorhanden sind. Die meisten Daten werden von den Lieferpartnern hinterlegt, aber auch jedes einzelne Mitglied kann die Rechnungskontrolle optimieren.

Seit eineinhalb Jahren existiert das Sonderpreis-Informationstool, kurz SPIT. So überwachen Sie Ihre selbst vereinbarten Sonderpreise. Bei einer Sonderpreis-Änderung durch einen Lieferpartner erhalten Sie automatisch eine Mail-Information.

WIE VIELE RECHNUNGEN WERDEN KONTROLLIERT?

Im Wirtschaftsjahr 2018/2019 wurden allein bei HOGAST Österreich 968.644 Rechnungen verarbeitet. 95 Prozent davon sind elektronisch eingelangt.

ROLAND STEDILE
HOGAST-Bereichsleiter IT
T: +43 (0)6246 8963 401
stedile@hogast.at

Titelbild: iStock
2. Dezember 2019
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