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Damit Sie keinen Euro zu viel zahlen: Rechnungskontrolle im Bereich F&B

Monatlich erreichen unsere F&B-Abteilung im Schnitt 30.000 Rechnungen. Rund 4.000 davon werden nicht korrekt ausgestellt. Woher wir das wissen? Weil das F&B-Team ständige Rechnungskontrollen durchführt und damit dafür sorgt, dass die Mitglieder keinen Cent zu viel zahlen.

Um Rechnungen auf Rabatt- und Preisfehler kontrollieren und beim Lieferanten Gutschriften anfordern zu können, bedarf es zunächst folgender Voraussetzungen:

Der Lieferant hat die elektronische Anbindung abgeschlossen. Elektronische Rechnungen und elektronischer Artikelstamm werden also übermittelt.
Es sind keine „nicht darstellbaren Rabatte“ wie z. B. Naturalrabatte mit dem Lieferanten vereinbart.

Nur unter diesen Bedingungen kann die hogast effektiv kontrollieren, ob Preise und/oder Rabatte korrekt verrechnet wurden. Leider ist eine Kontrolle der Rechnungen in Bezug auf die korrekte Menge nicht möglich – dies obliegt der Warenannahme im Mitgliedsbetrieb.

Die F&B-Rechnungskontrolle umfasst drei Schritte:

SCHRITT 1: Rechnungen, die Differenzen – sei es höher verrechnete Preise oder fehlende Rabatte – aufweisen, gehen an den zuständigen Mitarbeiter der hogast. Die Zuständigkeit richtet sich nach dem Lieferanten bzw. der Warengruppe, in die sie fällt. Rechnungen, die korrekt oder für unser Mitglied günstiger ausgestellt wurden, laufen automatisch durch das Kontrollsystem.

SCHRITT 2: Der Mitarbeiter erhebt nun den Preis- bzw. Rabattfehler und schickt eine Gutschriftsanforderung an den Lieferanten. Die Rechnung wird von der Zahlung zurückgestellt.

SCHRITT 3: Sobald der Lieferant die Gutschrift korrekt an die hogast übermittelt hat, wird diese zugeordnet und die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Durch die genaue Zuordnung wird sichergestellt, dass keine Gutschrift verloren geht. Um Ihnen die Zuordnung einer Gutschrift zur fehlerhaften Rechnung zu erleichtern, finden Sie den Beleg gleich im Anschluss an die betreffende Rechnung. Mögliche Differenzen, für die der Lieferant keine Gutschriften ausstellt, sind selbst vereinbarte Sonderpreise zwischen Mitglied und Lieferant, die Ihr Lieferant nicht an die hogast übermittelt hat. Die hogast arbeitet hier derzeit an einem Informationsprogramm, das Sie über Ihre selbst vereinbarten Sonderpreise auf dem Laufenden hält. Hierzu ist es notwendig, dass diese Sonderpreise vom Lieferanten an das EasyGoing-System übermittelt werden. Denn erst dann ist die F&B-Rechnungskontrolle gesichert. Nähere Information dazu folgen.

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Im EasyGoing finden Sie im Menü „Informieren“ unter Wissen » Lebensmittel und Getränke » Rechnungs-Kontrolle F&B mit einem Klick die Auswertung „Ansicht Rechnungskontrolle“. Diese beinhaltet eine Auflistung jener Lieferanten, die bei Ihnen häufig Fehler verursachen.

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